En inkassoservice arbejder med mere end en ubetalt faktura. Aftalen bag kravet og den tidligere dialog med skyldneren afgør, hvordan firmaet skal behandle sagen. En mail om en mangelfuld levering kræver et andet svar end en besked om, at betalingen først kan falde senere. Den forskel skal fremgå af materialet, når du overdrager sagen. Ellers kan inkassofirmaet komme til at kræve betaling uden at kende skyldnerens indvendinger.

Dokumentationen giver din inkassoservice et brugbart grundlag

Fakturaen viser, hvad du har opkrævet, men forklarer ikke altid, hvorfor du har ret til beløbet. Det kan en ordrebekræftelse eller en underskrevet aftale dokumentere. Ved arbejde efter medgået tid underbygger timeregistreringer kravet. Ved en varelevering viser en kvittering for modtagelsen, at varen er afleveret. Inkassofirmaet skal kunne følge sammenhængen mellem aftalen og fakturaen i bilagene.

Korrespondancen kan ændre billedet af, hvad skyldneren skal betale og hvornår. Har du accepteret en senere betalingsdato i en mail, skal inkassofirmaet kende aftalen. Send også kreditnotaer, som endnu ikke fremgår af udtrækket fra bogføringen. Ellers kan en tidligere saldo ende som grundlag for betalingskravet. Inkasso Service kræver også dokumentation for ændrede betalingsvilkår, eksempelvis hvis fristen er forlænget med 30 dage.

Relevant materiale er blandt andet:

• Den aftale eller ordrebekræftelse, som fakturaen bygger på.
• Dokumentation for levering eller udført arbejde.
• Faktura og eventuelle kreditnotaer.
• Korrespondance om betaling eller indsigelser.

Det skal også stå klart, hvem du har indgået aftalen med. Et navn i en mailsignatur er ikke altid navnet på den juridiske person, der hæfter for betalingen. Ved en virksomhedsfaktura skal oplysningerne om virksomheden stemme med aftalegrundlaget. Bed inkassofirmaet afklare uoverensstemmelser, før det sender et betalingskrav.

En kort forklaring kan binde bilagene sammen. Måske blev leveringen delt, så den sidste del først blev sendt efter fakturadatoen. Beskriv forløbet nøgternt med henvisning til dokumenterne. Så kan inkassofirmaet skelne mellem oplysninger i bilagene og din gengivelse af en telefonsamtale.

Hvad skal et inkassovarsel indeholde?

Før du sender et krav til inkasso, skal skyldneren have et skriftligt varsel med mindst 10 dages betalingsfrist. Fristen regnes fra afsendelsen. Varslet skal give modtageren nok oplysninger til at vurdere gælden og se, hvem der kræver betaling. En kort besked om, at sagen går videre, forklarer ikke, hvad kravet vedrører.

Læs varslet med modtagerens øjne. Den konkrete faktura skal kunne identificeres, og det skal fremgå, hvad betalingen dækker. Indgår flere fakturaer, skal opstillingen vise, hvordan de tilsammen udgør saldoen. En henvisning til »tidligere fremsendt materiale« giver tvivl, hvis modtageren mangler en af fakturaerne.

Den afsendte version og oplysninger om afsendelsesdatoen hører til sagens dokumentation. En kladde viser ikke, hvilken tekst skyldneren faktisk modtog. Har du rettet beløbet undervejs, skal inkassofirmaet kunne se den version, du sendte, og eventuelle betalinger efter afsendelsen.

Aftal, hvem der sender varslet. Nogle inkassoforløb bygger på, at du allerede har sendt et korrekt varsel. I andre hjælper inkassofirmaet først med den del. At du har overdraget sagen i et system, fortæller ikke, om betalingsfristen er udløbet.

Fakturaens oprindelige forfaldsdato afgør derfor ikke, hvornår sagen kan gå videre. Inkassovarslets frist har selvstændig betydning. Betaler skyldneren inden fristens udløb, skal du registrere betalingen, så inkassofirmaets næste henvendelse bygger på den opdaterede saldo.

Indsigelser kræver svar på selve uenigheden

En indsigelse er noget andet end en anmodning om mere tid. Skriver skyldneren, at en ydelse aldrig er bestilt, handler uenigheden om grundlaget for kravet. Anerkender vedkommende fakturaen, men kan ikke betale nu, handler dialogen om betalingen. Sørg for, at inkassofirmaet får den korrespondance, hvor skyldneren beskriver sin indvending eller beder om udsættelse.

Har skyldneren gjort indsigelse, må du ikke sende kravet til inkasso uden at forholde dig til den. En automatisk rykker kan ikke stå alene som svar på en konkret klage. Handler klagen om arbejdets omfang, skal svaret behandle både den oprindelige aftale og det arbejde, du har faktureret.

Indsigelser kan også komme efter overdragelsen. Bed inkassofirmaet forklare, hvordan det giver dig besked, og hvem der indhenter supplerende dokumentation hos dig. Uden en aftale om det kan en relevant mail blive liggende, mens firmaet fortsætter betalingshenvendelserne ud fra den oprindelige sagsbeskrivelse.

Et svar på en indsigelse skal behandle det konkrete stridspunkt. Anfægter skyldneren en bestemt del af leveringen, afklarer en generel henvisning til dine betalingsbetingelser ikke uenigheden. Den relevante dokumentation kan være en aftale om leverancens indhold eller en mail, hvor skyldneren har accepteret en ændring.

Uenigheden kan gælde en del af fakturaen. Få præciseret, hvilken del skyldneren bestrider, og hvilken del vedkommende anerkender. Inkassofirmaet kan så bruge opdelingen i den videre kontakt og ved en eventuel vurdering af retslige skridt.

Aftalen om inkassoservice skal også dække betaling undervejs

Kontakten med skyldneren kan føre til en betalingsaftale. Inkassofirmaet skal dog holde sig inden for de beføjelser, du har givet det. Må firmaet acceptere afdrag på dine vegne, eller vil du godkende aftalen først? Afklar det i samarbejdsaftalen, før firmaet tilbyder skyldneren en afdragsordning.

En afdragsordning løber over tid, og en betaling kan udeblive undervejs. Samarbejdsaftalen bør derfor beskrive, hvornår inkassofirmaet kontakter skyldneren igen, og hvornår du skal tage stilling til næste skridt. Selv om skyldneren overholder de første afdrag, er den resterende del af fordringen stadig ubetalt.

Prisen for hjælpen afhænger af aftalen og sagens udvikling. Spørg særskilt, hvad du skal betale, hvis firmaet ikke får pengene ind, og hvad en eventuel retssag koster dig. Vilkårene kan være anderledes, hvis du trækker sagen tilbage. Betegnelsen gratis inkasso fortæller ikke, hvordan firmaet afregner i de forskellige forløb.

Skyldneren kan vælge at betale direkte til dig, selv om inkassofirmaet har overtaget kontakten. Giv firmaet besked om betalingen med de oplysninger, det skal bruge for at knytte beløbet til den rigtige sag. Har samme skyldner flere åbne fakturaer, kan en manglende fakturahenvisning give tvivl om, hvilket krav betalingen gælder.

Afregningen fra inkassofirmaet skal vise, hvilke beløb det har modtaget, og hvad det har overført til dig. Så kan du sammenholde sagens status med posteringerne i bogføringen. Fortsætter du selv kontakten med skyldneren, skal du koordinere den med inkassofirmaet, så skyldneren ikke får forskellige betalingsinstrukser.

Hvornår kan et betalingspåkrav bruges?

Et betalingspåkrav kan bruges ved forfaldne krav på højst 100.000 kr., når du ikke forventer indsigelser eller modkrav. Skyldneren har 14 dage til skriftligt at gøre fogedretten opmærksom på indsigelser mod et forkyndt betalingspåkrav. Bed inkassofirmaet gennemgå den tidligere korrespondance, før det vælger den fremgangsmåde. En tidligere klage over leveringen kan påvirke vurderingen af, om du kan forvente indsigelser.

Hvornår forældes et ubetalt krav?

Et økonomisk krav forældes som udgangspunkt efter 3 år fra det tidspunkt, hvor du kunne kræve betaling. Kravets alder tæller derfor med, allerede når du overdrager sagen. Send oplysninger om, hvornår du kunne kræve betaling, og bed om en konkret vurdering af forældelsesfristen, hvis fakturaen har ligget længe.